Frais de reproduction de documents aux notaires et aux administrés – N’oubliez pas vos droits !

Un nombre croissant de communes a signalé que les notaires réclamaient des documents de plus en plus nombreux pour constituer leur dossier, parmi lesquels l’intégralité des permis de construire d’un bien en vente.

Si ces demandes sont juridiquement fondées, il n’en demeure pas moins que la mairie est en droit de réclamer une compensation financière pour les frais découlant de ce travail d’archivage.

Retour sur ce que dit (et ne dit pas) le droit à ce sujet.

 Un notaire est tout à fait en droit de demander qu’une mairie lui fournisse l’historique des permis de construire d’un bien en vente sur le territoire de la commune concernée.
 Aucune disposition juridique ne spécifie clairement qu’une compensation financière doit avoir lieu dans ce cas précis. Ce défraiement s’effectue en général sur la base de la négociation entre le maire et le notaire, et aboutit alors à une convention signée par les deux parties.
 Pour renforcer votre argumentation lors de cette négociation, notez que la Commission d’Accès aux Documents Administratifs (CADA) a rappelé dans un avis que les demandeurs, quels qu’ils soient (notaires, administrés) doivent prendre en charge les coûts liés à la reproduction et à l’envoi de documents administratifs.
 Ces coûts peuvent être fixés par délibération du conseil municipal. Un arrêté du 1er octobre 2001 précise qu’hors coût d’envoi postal, les frais de reproduction ne peuvent dépasser 0,18 € par page de format A4 en impression noir et blanc
 Aucune compensation pour les frais de personnel liés à ce travail d’archivage et de recherche n’est prévue par la loi.
L’UME a interpelé à ce sujet le président de la Chambre Notariale de l’Essonne, en demandant que soient pris en charge dans la négociation entre notaire et maire les frais de personnel découlant de ce travail de reproduction.

— Dernière mise à jour le 15 septembre 2020

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