Gestion des archives communales

Retour sur les obligations de récolement et de rédaction de procès-verbal qui incombent au maire sortant et au nouveau maire.
L’article L.212-6 du Code du patrimoine dispose que les collectivités territoriales sont à la fois propriétaires et responsables de leurs archives.
Une commune doit donc assurer elle-même la conservation et la mise en valeur des archives communales, et cette gestion fait d’ailleurs partie de ses dépenses obligatoires.
Plus précisément, à l’issue d’une élection municipale, le maire sortant et le nouveau maire doivent élaborer de concert deux documents essentiel :
 le récolement des archives et
 le procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune.

L’UME revient aujourd’hui sur l’importance pour le nouveau maire de respecter cette obligation.

 Lors de chaque renouvellement général du conseil municipal, la rédaction d’un récolement des archives, annexé à un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune est obligatoire.
Nous avons joint un modèle type de ces deux documents
 Le récolement est un état des lieux qui permet de certifier l’état de gestion des archives à un instant “t”. Ce récolement peut se contenter d’être sommaire si c’est le même maire qui a été réélu, mais il se doit d’être détaillé en cas de passation de pouvoir de l’ancien maire au nouveau maire.
 Le récolement constitue une obligation juridique qu’il importe de respecter. Plus trivialement, il en va également de l’intérêt de chaque nouveau maire : si la gestion des archives n’est pas transparente, l’équipe entrante pourrait avoir des soupçons sur la bonne gestion de ses prédécesseurs. Le récolement permet ainsi d’expliquer les anomalies éventuelles. Dans le cas où le récolement n’aurait pas été dressé, si un document manque, son absence resterait en effet suspecte sans qu’on sache à quelle mandature l’imputer.
 Dans le pire des cas, en l’absence de récolement et à supposer qu’un document important venait à manquer, la responsabilité pénale du maire actuel pourrait être engagée (art. 432-15 à 432-17 du Code pénal).

Pour plus d’informations sur ce que constitue le récolement et sur la meilleure manière de le mettre en œuvre, nous vous recommandons vivement de consulter la circulaire du Ministère de la Culture à ce sujet

— Dernière mise à jour le 27 novembre 2020

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