La définition légale des archives à l’article L.211-1 du Code du patrimoine (les documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité) ne rend pas forcément compte de la richesse ni de l’importance de ces documents d’activité.
Témoins de la vie municipale, constitutives de son patrimoine, avec des registres remontant parfois au XVIe s., les archives sont également un moyen d’assurer la continuité de l’action publique locale.
C’est à ces différents titres qu’elles bénéficient, selon le même Code du patrimoine, du statut de « trésor national » à l’instar des collections des musées de France par exemple.
Et, comme souvent en commune, c’est au maire qu’incombe la responsabilité de la bonne gestion et conservation de ces documents.
Parmi les différentes obligations en la matière, celle de préparer, en vue des élections, un « récolement réglementaire » n’est pas la plus connue de toutes.
Cette opération consiste en la production d’un tableau synthétique des archives conservées en mairie, assortie d’une localisation précise pour chaque boîte.
Elle a pour but, d’un point de vue pratique, la traçabilité des documents municipaux et, d’un point de vue juridique, d’assurer la transmission de la responsabilité sur ces biens.
En effet, elle donne lieu à la signature d’un PV de décharge de responsabilité pour le maire sortant et de prise en charge pour le maire entrant.
Chargées de veiller à la bonne mise en place du récolement, {{les Archives départementales }} sont conscientes des difficultés à s’atteler à ce sujet en pleine période électorale alors que les obligations sont nombreuses.
Mais comme souvent avec les archives, une tâche qui paraît insurmontable peut être menée à bien avec la méthode adéquate.
En l’occurrence, en s’appuyant sur l’existant ou en trouvant le bon degré de précision dans la description des espaces et des documents, il est possible d’aboutir à un document parfaitement convenable.
Puisqu’il est impossible aux services des Archives départementales de l’Essonne de proposer un accompagnement individualisé aux 194 communes essonniennes, nous vous proposons
un webinaire le lundi 15 décembre 2025 ; lors duquel seront présentés
la circulaire du Ministère de la Culture,
l’outil dématérialisé mis en place pour la première fois sur ce sujet
et surtout apporter des réponses à vos différentes questions sur le sujet et vous rassurer sur cette opération.
Les invitations ont été envoyées en mairie.
— Dernière mise à jour le 5 décembre 2025
