Rappel du régime juridique relatif au remboursement des frais de déplacement des élus locaux

Il est à noter tout d’abord que l’article L.2123-18 du CGCT dispose que « les fonctions de maire, d’adjoint, de conseiller municipal, de président et membre de délégation spéciale donnent droit au remboursement des frais que nécessite l’exécution des mandats spéciaux. Les frais ainsi exposés peuvent être remboursés forfaitairement dans la limite du montant des indemnités journalières allouées à cet effet aux fonctionnaires de l’Etat. Les dépenses de transport effectuées dans l’accomplissement de ces missions sont remboursées selon des modalités fixées par délibération du conseil municipal. Les autres dépenses liées à l’exercice d’un mandat spécial peuvent être remboursées par la commune sur présentation d’un état de frais et après délibération du conseil municipal ».

De plus, l’article R.2123-22-1 du CGCT prévoit que « les membres du conseil municipal chargés de mandats spéciaux par leur assemblée peuvent prétendre, sur justificatif de la durée réelle du déplacement, d’une part, au paiement d’indemnités journalières destinées à rembourser forfaitairement leurs frais supplémentaires de repas et de nuitée nécessités par l’exercice de ces mandats et, d’autre part, au remboursement des frais de transport engagés à cette occasion. La prise en charge de ces frais est assurée dans les conditions définies par le décret fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat ». Le mandat spécial s’entend de toutes les missions accomplies avec l’autorisation de l’assemblée délibérante dans l’intérêt des affaires de la collectivité, à l’exclusion seulement de celles qui incombent aux élus en vertu d’une obligation expresse (CE, 24 mars 1950 Sieur Maurice). Compte tenu de son caractère exceptionnel, le mandat spécial est confié aux élus locaux par une délibération de l’assemblée délibérante, qui prévoit, le cas échéant, le remboursement des frais correspondants.

Par ailleurs, les membres du conseil municipal « peuvent bénéficier du remboursement des frais de transport et de séjour qu’ils ont engagés pour se rendre à des réunions dans des instances ou organismes où ils représentent leur commune, lorsque la réunion a lieu hors du territoire de celle-ci », en application des articles L.2123-18-1 (1^er alinéa) et R.2123-22-2 du CGCT. Ainsi, la prise en charge s’effectue sur pièces justificatives : l’élu accompagne l’état de frais par les factures qu’il a acquittées, ainsi que son itinéraire et les dates de départ et de retour. En outre, le juge a estimé que, « si le remboursement avait lieu sur un état de frais réels, l’assemblée délibérante devait fixer, par sa délibération, les règles et les plafonnements des remboursements » (CAA Paris, 26 janvier 1995, n°93PA01101). Dans le même sens, le remboursement des frais de séjour (hébergement et restauration) aux frais réels est accepté « à la condition expresse que les sommes engagées ne sortent pas du cadre de la mission assignée à l’élu et ne présentent pas un montant manifestement excessif ».

La prise en charge de ces frais est assurée dans les conditions définies par le décret fixant les conditions et modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat. Il s’agit du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 modifié par le décret n°2019-139 du 26 février 2019 et de l’arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités kilométriques prévues à l’article 10 du décret du 3 juillet 2006, modifié par l’arrêté du 14 mars 2022.

Enfin, l’alinéa 2 de l’article L.2123-18-1 du CGCT prévoit que «  lorsqu’ils sont en situation de handicap, les membres du conseil municipal peuvent également bénéficier du remboursement des frais spécifiques de déplacement, d’accompagnement et d’aide technique qu’ils ont engagés pour les situations visées à l’alinéa précédent, ainsi que pour prendre part aux séances du conseil municipal et aux réunions des commissions et des instances dont ils font partie ès qualités qui ont lieu sur le territoire de la commune ». À ce titre, il faut retenir qu’en vertu de l’article R.2123-22-3 du CGCT « la prise en charge des frais liés au handicap est assurée sur présentation d’un état de frais et dans la limite, par mois, du montant de l’indemnité maximale susceptible d’être versée au maire d’une commune de moins de 500 habitants en application du barème fixé à l’article L.2123-23 ».