La semaine dernière, l’UME a rappelé qu’à l’issue d’une élection municipale, le maire sortant et le nouveau maire doivent procéder de concert au récolement et à la rédaction d’un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives communales.
L’élaboration de ces deux documents constitue une obligation juridique qui permet de dresser un état des lieux des archives à un instant « t ».
Aujourd’hui, l’UME vous détaille la marge de manœuvre dont dispose le nouveau maire dans le cas où le maire sortant manquait à répondre à la convocation l’invitant à procéder au récolement.
Le récolement et la rédaction du procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives communales sont deux procédures à effectuer de manière contradictoire, ce qui signifie que le maire sortant et le nouveau maire doivent effectuer cette procédure ensemble et apposer leur signature à la fin de chaque document (le récolement et le procès-verbal).
Cette obligation peut bien évidemment poser quelques problèmes, eu égard aux fréquentes tensions que l’on peut observer entre un ancien maire battu par son opposant politique. Beaucoup d’anciens maires sont ainsi tentés de ne pas se manifester malgré réception de la convocation pour procéder au récolement.
En cas de refus ou d’absence de réponse de la part de l’ancien maire, nous vous suggérons ainsi de rappeler dans le courrier de convocation que le récolement et le procès-verbal constituent une obligation juridique, et qu’y manquer peut déboucher sur un contentieux pénal. Il vous est d’ailleurs possible de mentionner l’article 432.15 du Code pénal dans le courrier de convocation : « Le fait, par une personne dépositaire de l’autorité publique […] de détruire, détourner ou soustraire un acte ou un titre […] est puni de dix ans d’emprisonnement et d’une amende de 1 000 000 €, dont le montant peut être porté au double du produit de l’infraction. »
Si l’ancien maire ne se présente toujours pas malgré l’avertissement rajouté dans le courrier de convocation, alors nous vous recommandons de faire constater par un huissier que l’élaboration du procès-verbal a été effectuée uniquement par le nouveau maire, et que la signature du maire sortant y est absente. Cette procédure vous permettra ainsi de vous protéger juridiquement si des anomalies (disparition d’un document) venaient à être constatées par la suite.
Enfin, nous vous rappelons qu’à l’issue de ce récolement, la commune doit informer le préfet de tout sinistre, toute soustraction d’archives ou tout détournement qu’elle constaterait (art. R.212-35 du Code du patrimoine).
Relire notre flash concernant la gestion des archives communales
— Dernière mise à jour le 7 décembre 2020
