Réforme de l’apostille et de la légalisation : une nouvelle mission pour les notaires en 2025 et une première démarche à effectuer dans toutes les communes avant le 15 mars 2025

Il faut d’abord rappeler que la légalisation d’un document français destiné à une autorité étrangère permet d’attester les informations suivantes : véracité de la signature, identité et fonctions du signataire, identité du sceau ou timbre. Un cachet est apposé sur l’acte. L’apostille désigne la procédure de légalisation simplifiée instaurée par la convention de La Haye du 5 octobre 1961, à laquelle un grand nombre de pays ont adhéré. Elle atteste des mêmes informations que la légalisation. En pratique il s’agit d’un timbre apposé sur le document. Le choix entre ces deux types de formalités se fait en fonction du type de documents et de l’État dans lequel l’acte public doit être produit.

Notez que, jusqu’à présent, ces démarches étaient à effectuer auprès des parquets généraux des Cours d’appel et du Ministère de l’Europe et des Affaires Etrangères. Mais la loi du 23 mars 2019 a changé la donne, avec le transfert prévu de ces démarches aux notaires et leur dématérialisation. Cette réforme ainsi que ses modalités d’entrée en vigueur ont été détaillées dans un décret du 17 septembre 2021 modifié par un décret et un arrêté du 23 décembre 2024.

Ainsi, à compter du 1^er mai 2025, les notaires se substitueront aux services Apostille des parquets généraux des Cours d’appel pour délivrer l’apostille des actes publics français destinés à être produits à l’étranger. De même, à compter du 1^er septembre 2025, les notaires se substitueront aux services légalisation du ministère des Affaires étrangères, aux ambassadeurs et aux chefs de postes consulaires pour délivrer la légalisation des actes publics français destinés à être produits à l’étranger. Le décret de 2021 prévoit également que :

• La légalisation et l’apostille seront principalement délivrées sous forme électronique.
• Une base de données des signatures publiques sera créée et consultée par les notaires avant de certifier les documents.

Concrètement, la réforme prévoit la création d’une base de données nationale de signatures publiques que les notaires pourront consulter directement pour vérifier si la signature figurant sur un document est conforme ainsi que la qualité du signataire (maire, officier d’état civil, etc.). Un élément essentiel de cette réforme est donc l’alimentation de cette base, par les communes elles-mêmes, dans des conditions sécurisées. Pour ce faire, deux étapes sont à mettre en œuvre : d’abord, la désignation par les communes de « référents », et ensuite, l’alimentation de la base par ceux-ci. Ces référents auront accès au portail national pour pouvoir y verser les signatures et qualités des élus et des agents concernés. Ce seront également eux qui seront contactés par les notaires si un acte public soumis à vérification comporte une signature qui ne figure pas dans la base.

Chaque commune doit désigner au moins un référent, qui peut être le maire lui-même ou un agent. Pour les communes de taille importante, il est nécessaire de désigner plusieurs référents. Il est donc demandé dans un premier temps à l’ensemble des communes (sauf celles de Nouvelle-Calédonie, de Polynésie Française et de Wallis-et-Futuna) de transmettre au Conseil supérieur du notariat, avant le 15 mars 2025 : leur nom, numéro Insee et adresse postale, ainsi que le nom, le prénom et l’adresse mail officielle du ou des référent(s) désigné(s). Ces informations doivent être envoyées à l’adresse mail suivante : apostille.mairie@notaires.fr. Cette adresse peut également être utilisée pour poser toute question portant sur la réforme.

Il est également demandé de préciser si la commune compte plus de 3 500 habitants, car même si, sur le plan juridique (par principe), l’obligation d’alimenter la base de signatures concerne les communes de plus de 3 500 habitants, dans la mesure où les autres communes peuvent également être amenées à procéder à la vérification de signatures, elles sont également appelées à compléter la base dédiée.

Lire le décret n°2021-1205 du 17 septembre 2021
Lire le décret n°2024-1200 du 23 décembre 2024
Lire l’arrêté du 23 décembre 2024 portant application de l’article 1^er du décret n°2024-1200 du 23 décembre 2024 modifiant le décret n°2021-1205 du 17 septembre 2021
Lire un courrier commun adressé à tous les maires par le Président de l’AMF concernant la transmission par les communes au Conseil supérieur du notariat du nom des référents désignés dans le cadre de la réforme de l’apostille et de la légalisation des actes publics